8 PASOS CLAVE PARA HACER PRESENTACIONES PROFESIONALES.

Tomado del libro

“LA VIDA ES UNA SERIE DE PRESENTACIONES"

de Tony Jeary

PRÁCTICAS ESENCIALES DE UN PRESENTADOR EXITOSO.

P romueva involucrar a su público para obtener su atención y compromiso.

R ealmente preparen su público.

E studie y revise todo su material (arsenal) disponible y use el adecuado.

S implemente explique el “por qué” antes de plantear el “cómo”.

E stablezca un estado mental adecuado.

N ulifique las incertidumbres y conviértalas en certidumbres.

T rate de conocer a su público lo más posible.

O rdene su presentación y adáptela a sus necesidades.

“La influencia de las presentaciones efectivas es determinante para poder convencer a un cliente de comprar un producto. Igualmente una presentación inadecuada, fácilmente puede resultar en ventas perdidas.

En una entrevista efectuada en enero del 2004 con Emilio Azcárraga por la revista Poder, le preguntaron como convenció a Bill Gates de comprar acciones de Televisa.

El señor Azcárraga contestó: "... yo conocí a Bill Gates en Sun Valley, en una convención que hace un banco que se llama Allen & Company. Convencí al organizador de la conferencia que me dejara hacer una presentación, la cual resultó ser una presentación espectacular. Él se me acercó y platicamos rápidamente y me dijo: me dejó muy impactado la presentación, sino es la mejor, es de las mejores que he visto…"

Es claro que la mayoría de las presentaciones de ventas no son para Bill Gates, pero este ejemplo, claramente nos ilustra el impacto real en las ventas por medio de una presentación adecuada.

En general, existen tres categorías principales de presentaciones, las cuales se conocen como las tres "I":

a) Influir: convencer a su audiencia

b) Inspirar: toca las fibras emocionales de su audiencia y la motiva.

c) Informar: es el transmitir información

"Nulifique  las incertidumbres y conviértalas en certidumbres"… Este es el método más efectivo para superar la ansiedad y los nervios que naturalmente provoca una presentación.

En algún libro alguna vez leí una lista sobre "Los temores más grandes en los seres humanos". El número dos era el miedo a las alturas. El tercero, cuarto y quinto eran las víboras y los insectos, problemas económicos y por último el miedo a la profundidad del agua. El contraer alguna enfermedad era el número seis. ¿Y cuál el primero? El miedo a hablar frente al público.

El psicólogo Carl Jung concluyó que todos los miedos del ser humano se basan en lo que él llamó la madre de todos los temores: "El miedo a lo desconocido".

Si supiéramos de antemano que no vamos a cometer ningún error al hablar frente a un grupo de personas-si tuviéramos la seguridad que nuestra presentación les va a agradar-se nos quitaría una gran carga de encima. Si conociéramos la reacción que tendrá nuestra pareja al proponerle matrimonio o la de nuestro jefe después de pedirle un aumento de sueldo, entonces podríamos afrontar estas situaciones con completa confianza y seguridad en nosotros mismos. Sin embargo, la mayoría de las veces no lo podemos saber. Este temor y angustia se puede llegar a manifestar en nosotros de distintas formas.

El Dr. Andrew Weil, psicólogo deportivo, el Dr. Jim Loher, el Dr. Herbert Benson y otros autores y científicos, han discutido persuasivamente que por lo general, ignoramos el poder de la conexión entre la mente y nuestro cuerpo, lo que constituye un peligro. El Dr. Robert Arnot, jefe médico corresponsal de la NBC News, resume mucho del pensamiento actual sobre el tema en un libro muy intrigante que se llama "La Biología del Éxito". El señala que "La energía mental es la moneda de nuestro éxito y nuestro más básico apuntalamiento biológico."

Aplicando las observaciones del Dr. Arnot en el arte del presentador, podemos concluir una serie de puntos relevantes que nos ayudan a alcanzar un estado óptimo y buena disposición psicológica:

1. Actúe como se quiera sentir. Affect es un estado mental visible. El Dr. Arnot recapitula un importante estudio de los 80´s que dice: "Los efectos positivos encierran sentimientos relacionados con energía; los efectos negativos encierran sentimientos relacionados con tensión". En otras palabras, la felicidad es lo que hace la felicidad. Si uno sonríe, será más feliz que si no sonríe. Si usted es más feliz, pensará más claro. Si piensa más claro, su desempeño será mejor.

2. Mejore su mundo físico para tener un refuerzo positivo. El Dr. Arnot nos sugiere: "Crear un espacio personal en donde podamos sentirnos seguros, después transmitir ese sentido de seguridad al resto del mundo."

Para optimizar su estado mental en cualquier presentación, usted deberá crear el ambiente propicio para sus necesidades.

3. Use música para adecuar su estado mental. "En vista que la música tiene acceso a muchas partes del cerebro", el Dr. Arnot señala: "su efecto es profundo en nuestro estado físico y emocional y por lo tanto en nuestra búsqueda del éxito". Se concluye naturalmente que uno puede usar música para mantener un estado mental apropiado durante su presentación.

4. Vestir adecuadamente. Hemos discutido anteriormente como la forma en que usted viste puede afectar la receptividad del mensaje por parte de la audiencia. El Dr. Arnot señala además, que la forma de vestir es otro elemento del mundo físico que puede tener impacto en nuestro estado mental y en la seguridad de nosotros mismos.

5. Seleccionar los alimentos apropiados. Es claro ahora que la comida puede tener un efecto en diferentes cosas como nuestro estado mental, ritmo del cuerpo y concentración. Cuidando ciertas reglas básicas para alimentarlos correctamente, podemos asegurarnos que nuestra última comida no frustre nuestras ambiciones en la presentación.

6. Ejercitarse para enfocarse. "El ejercicio es la bala mágica para crear energía mental". Escribe el Dr. Arnot "El efecto inmediato del ejercicio es tener mayor energía; prácticamente se puede usar en cualquier punto de un día débil para levantarse y continuar". Es muy importante considerar los efectos positivos del ejercicio en su estado mental cuando planee el día de su presentación.

7. Confiar en un ritual. Los patrones fijos de comportamiento nos permiten funcionar más efectivamente. Un cierto tipo de comportamiento fijo o reglas nuestras, nos puede ayudar a enfocarnos en lo más importante, sin perdernos en los detalles. "Durante alto estrés", escribe el Dr. Arnot, "los rituales son como lugares seguros en una tormenta". Utilizar sus rituales antes de las presentaciones le ayudará a enfocarse en las partes básicas de su presentación y a concentrarse en "ver el bosque y no el árbol que tiene al frente".

8. Reducir la ansiedad. La ansiedad es energía que el cuerpo absorbe como tensión, en lugar de proyectarla al exterior. Se puede reducir la ansiedad de una presentación mediante meditación y rezos. Como el Dr. Arnot señala, estos remedios antiguos han sido validados científicamente y han demostrado ser efectivos contra el estrés que normalmente afecta nuestro desempeño.

Otro elemento muy importante para reducir el estrés es: "Olvidar la perfección". La perfección, por definición es virtualmente una meta intangible, porque cuando uno mejora, las metas también suben. Asimismo, cuando las personas se fijan un estándar extremo, el efecto más probable es que inutilicen su habilidad para actuar. En la mayoría de los casos, la búsqueda por la perfección, como en la búsqueda de cualquier cosa intangible, crea una interrogante interna. La interrogante lo hará menos productivo y muchas veces miserable. El que domina las presentaciones no es el ser perfecto, es el que llega a sus objetivos.

Recuerde: usted y su audiencia tienen algo maravilloso en común: nadie es perfecto y todos somos humanos.